事業再生・財務revitalization

「中小企業の場合、細かいコストより、注力すべきは売上アップ」。
これまでも、別コラムで再三書いてきたことですが、最大のコストである「人件費」については、意識すべき注意点があります。

実は、人員と仕事量のバランス、さらに生産性に関して無頓着に人を雇い入れ、ムダに人件費をかけているケースは少なくないのです。

人が増えると、なぜ作業効率が下がるのか

人間とは不思議なもので、「人が増えると、余計な仕事を増やす」。もっと言うと、「人が増えると、知らず知らずのうちに仕事の効率が下がってしまう」という習性が見られます。

例を挙げて解説しましょう。
たとえば、毎月、10件の案件があって、それを3人のスタッフで回していたとします。そこに、たまたまインターンの申し込みがあり、学生にも手伝ってもらいながら、4人で回すようになります。

本来ならば、いくらインターンとはいえ、人手が増えたのですから、より早く仕事を終えることができるはずです。
しかし、かかる作業時間はそのまま。そして、いつの間にか、仕事の量が変わらないのに、3人で回していたはずが、4人でこなすという体制ができてしまいがちなのです。

なぜか。単刀直入に申し上げて、先ほどのインターンの例に限らず、中小企業の場合、経営者よりスキルが高い、デキる人材が入ってくるケースはまれです。
熟練度が低い新人が入ってくると、今いるスタッフが30分でできる仕事に、1時間かかるようなことが出てきます。

本来ならば、「30分を目指すべし」と最初から指導するべきところなのですが、とかく「新人だから仕方がない」と甘く接してしまいがち。

あるいは、せっかく人員が増えたのだから、と「これまで1人でやっていた仕事を、2人で担当して、ミスをチェックしあおう」といった“作業量を増やす”ような事態も発生しがちです。

人員と共に、受注する仕事も増えているのであればいいですが、とかく「水は低きに流れ、人は易きに流れる」もの。
仕事量は変わらないのに、いつの間にか4人体制でダラダラとこなすのがデフォルトとなり、不効率性が組織全体に蔓延してしまうものなのです。

タイムマネジメントを徹底すれば、残業ゼロも可能

こうした事態は、実は私の事務所でも、常に起こりえることです。
年々、おかげさまでクライアント数が増えていくなかで、150社ほどの会計データを入力し、1から10までミスがないようチェックするとなると、いくら時間があっても足りません。

そこを、いかに正確性を担保しつつ、効率的に作業を進めるか。ただ単純に力技や根性論でやろうとしてもダメで、仕組み化が必要です。

当事務所では、昨年、スタッフ用の作業マニュアルを全面改訂したのですが、その他、1時間ごとの目標作業量を設定し、就業時間はとにかく仕事に集中してもらう。
時間で日報をつけてもらうなど、タイムマネジメントを意識した体制にしています。

というと、厳しいようですが、その分、当事務所は残業ゼロ。小さな子供を持つ育児中のスタッフを始め、16～17時に帰ってもらうようにしていますし、私自身も仕事が終われば、さっさと明るいうちに帰宅します。

こうして、全員が作業の効率化、収益化に取り組むことで、クライアントの方々からいただく報酬もなるべく抑え、会計業務以外の緊急の御相談事にも対応できる時間の余裕を作るようにしています。

生産性アップのためには、従業員教育も初動が肝心

世の中では、“働き方改革”が叫ばれ、AIなどのテクノロジーの登場で、世の中の仕事の半分以上が代替されるなどと言われています。

そんな状況がいつ、どのような形で訪れるのかはわかりませんが、意識して生産性を高めていくことに真剣に取り組まないと、とくに中小企業には厳しい時代が待っていることは間違いないでしょう。

だからこそ、人員を採用する場合は、仕事量に見合うのか。本当に必要なコストなのかをしっかり検討するべし。

また、採用した後の従業員教育も初動が肝心です。

「仕事に慣れるまでは、仕方がない」「最初から口うるさく言って、辞められたら困る」などと、効率性の悪さを見逃すと、身に着いた“ダラダラ病”はなかなか軌道修正できない。気づいた時には、辞めてもらうわけにもいかず、“後悔先に立たず”となりがちです。

そして、まずは自らの仕事の仕方をも振り返るべし。
しっかりと効率性、生産性アップを意識することで、人間だけができる仕事に力を配分していけば、テクノロジーの進化も恐れるに足らないはずです。